Wijnleverancier horeca: waar je een leverancier op beoordeelt

In het kort

Meld je zaak aan voor het horecaportaal om de handelsprijzen, de voorraad en de levertijd per wijn te zien. Twijfel je of het bij je zaak past, mail dan michael@dirt.family met je vraag.

Wat een wijnleverancier voor de horeca levert

Een wijnleverancier voor de horeca levert vier dingen tegelijk: flessen, een inkoopprijs, informatie over wat er in die flessen zit, en de zekerheid dat het volgende week weer op tijd binnen is. De meeste zaken kiezen op het eerste punt en merken pas na een half jaar dat de andere drie zwaarder wegen.

Grofweg zijn er vier soorten partijen: de grossier, de importeur, het domein zelf, en de partij die rechtstreeks bij familiedomeinen inkoopt en zelf aan jou verkoopt. Daar valt DIRT. onder, en dat maakt ons in dit stuk zowel schrijver als partij. Houd dat in je achterhoofd bij alles wat hieronder staat.

De vraag is niet welke partij het aardigst is aan de telefoon, maar welke jouw kaart over een jaar nog steeds laat kloppen. De praktische kant van bestellen bij ons staat in de gids over wijn inkopen voor de horeca.

Zeven punten waarop je een wijnleverancier beoordeelt

Beoordeel een wijnleverancier op zeven punten: prijs exclusief btw, herkomst van het aanbod, minimumafname, bestelritme, kwaliteit van de productinformatie, levertijd, en wie er opneemt als er iets misgaat. Vraag ze alle zeven uit in een gesprek van een half uur. Wie op vier ervan vaag blijft, blijft dat later ook.

Prijsopbouw: wat een fles je per glas echt kost

De inkoopprijs zegt weinig zolang je hem niet per glas doorrekent. Uit een fles van 750 ml schenk je bij 100 tot 150 ml vijf tot zeven glazen. Deel de inkoopprijs exclusief btw door dat aantal en je hebt de kostprijs per glas. Pas dan weet je of elf euro goedkoper uitpakt dan veertien.

De Nederlandse cijfers helpen om te zien waar je staat. Een glas wijn kostte in de horeca gemiddeld 5,43 euro inclusief btw (eerste kwartaal 2024, bijna zeven procent boven het jaar ervoor). De gemiddelde fles op een kaart stond op 31,15 euro. Gasten accepteren huiswijn tussen de vijf en 6,50 euro per glas, met een pijngrens rond de zeven. Voor flessen op de kaart ligt de brede acceptatiezone tussen de veertig en tachtig euro. Een gezonde beverage cost op dranken zit tussen de vijftien en vijfentwintig procent.

De opslagfactor van inkoop exclusief btw naar kaartprijs inclusief btw ligt normaal tussen de drie en vijf. Reken altijd zelf na. Een adviesglasprijs van een leverancier is een rekenhulp, geen garantie: jij bepaalt de kaartprijs en jij draagt het risico als een fles blijft staan.

Herkomst en assortiment: hoe diep gaat het verhaal

Herkomst is geen romantiek, het is voorspelbaarheid. Weet je wie de wijn maakt, van welke druif en in welk volume, dan weet je ook waarom de smaak na een warm jaar verschuift en of er volgend seizoen nog is. Een leverancier die dat niet kan vertellen, verkoopt een etiket.

Test het met een concrete vraag: noem een willekeurige wijn van de lijst en luister of je een domeinnaam, een streek en een druif terugkrijgt. Fiano geeft volgens de druivengids van Wine Folly een voller, bijna wasachtig type witte wijn dat jaren kan liggen en dat je op zeven tot twaalf graden schenkt. Cabernet Franc, de druif van Saumur en Bourgueil, is een ouderdruif van Merlot en Cabernet Sauvignon en brengt dat kruidige randje mee dat je in beide terugvindt. Die informatie hoort bij de fles te zitten, niet in het hoofd van een vertegenwoordiger.

Assortimentdiepte versus assortimentbreedte

Breedte is hoeveel wijnen er op de lijst staan. Diepte is hoeveel je over elke wijn te weten komt. Voor een kaart van twintig posities heb je geen lijst van drieduizend nodig, maar twintig wijnen waar je team iets over kan zeggen. Kies de leverancier die diepte levert en vul de gaten elders.

Let ook op inhoudelijke claims. Biologisch, vegan of zonder toegevoegde sulfiet: dat mag alleen op je kaart als het aantoonbaar op het etiket of in de productdata staat. Wat sulfiet nu wel en niet doet, staat in ons stuk over sulfiet in wijn. En als natuurwijn een deel van je kaart wordt: vraag door, want de term is niet beschermd.

Minimumafname, bestelritme en je voorraad

De minimumafname is de stilste kostenpost in je inkoop. Een leverancier met een lage prijs en een minimum van zes dozen dwingt je 36 flessen van een wijn af te nemen die je nog nooit hebt geschonken. Dat geld staat in je kelder, niet in je kas, en na drie maanden ga je een wijn pushen omdat je van hem af wilt.

Reken het om naar weken. Schenk je vier glazen van een wijn per dag, dan is een doos van zes flessen (ongeveer 36 glazen) na negen dagen op. Neem je 36 flessen tegelijk, dan heb je ruim vijf maanden voorraad van een enkele wijn. Voor een huiswijn kan dat kloppen, voor de derde rode op je kaart nooit.

Bij DIRT. bestel je per wijnboer in veelvouden van zes flessen en stel je die zes zelf samen uit de wijnen van dat domein. Zes flessen van een wijn kan, drie plus drie ook. Er is geen vast pakket en geen verplichte eerste bestelling. Wat er niet is: kortingen, staffels of eenmalige acties. Wij hebben liever een prijs die klopt dan een prijs die je moet uitonderhandelen.

Service: levertijd, breuk en wie de telefoon opneemt

Service beoordeel je niet op de belofte maar op het scenario dat misgaat. Vraag wat er gebeurt als er op vrijdagmiddag een fles gebroken aankomt, wie je dan spreekt en binnen hoeveel dagen het opgelost is. Dat antwoord zegt meer dan de hele prijslijst.

Bij DIRT. ziet dat er zo uit, en het is bewust weinig spectaculair. Er is geen centraal magazijn: elke wijnboer verstuurt zijn eigen flessen. Verzending kost zes euro per wijnboer en vanaf twaalf flessen bij dezelfde wijnboer vervalt dat bedrag. Reken op ongeveer twee tot vijf werkdagen nadat de betaling binnen is, en rond de feestdagen op iets langer. Je krijgt track en trace per mail. Komt er iets gebroken aan, dan mail je een foto van de doos en de fles naar mitch@dirt.family en regelen we een vervanging of een terugbetaling. Bezorgen doen we op dit moment alleen binnen Nederland.

Wat een aparte zending per wijnboer voor jou betekent

Bestel je bij drie domeinen, dan komen er drie pakketten aan, mogelijk op drie dagen. De flessen zien minder overslag, maar je bestelling staat niet in een keer op de kar. Plan er een dag speling omheen, zeker in een week met een groot gezelschap in de agenda.

Wat DIRT. wel doet en wat DIRT. niet doet

DIRT. koopt rechtstreeks in bij Europese familiewijnboeren en verkoopt die wijn zelf aan jouw zaak. We spreken de wijnwaarde transparant met de producent af; de wijnboer houdt aanbod, productinformatie en voorraad actueel. Wij regelen verkoop, betaling en logistiek. Dat is onze rol in de keten, en we doen niet alsof die er niet is.

Wat we niet doen, staat er even hard bij. Geen proefpakket en geen instapaanbod: wie wil proeven, bestelt een doos van zes en drinkt die in de zaak, zonder verrekening met een latere bestelling. Geen kortingen, ook niet eenmalig. Geen belofte over hoe snel een wijn bij jou verkoopt. Geen levering buiten Nederland. Geen vaste betaling op factuur: de webshop rekent af in de checkout en de factuur met btw-specificatie volgt per mail. Wil je voor grotere aantallen iets anders afspreken, mail dan michael@dirt.family. Eigen etiket kan via het netwerk van wijnboeren, op aanvraag; prijzen, aantallen en doorlooptijden liggen niet vast, dus vraag daar naar de mogelijkheden.

Een leverancier of meerdere naast elkaar

Voor de meeste zaken werkt een combinatie het beste: een brede partij voor volume en gemak, plus een of twee kleinere partijen voor de flessen waaraan je kaart zijn eigen gezicht ontleent. Een enkele leverancier is rustiger, maar je kaart gaat dan lijken op die van iedereen die daar koopt.

De praktische grens ligt bij je bestelmomenten. Drie leveranciers betekent drie bestellingen, drie facturen en drie momenten waarop iemand de levering aanneemt. Boven de vier wordt het zelden rustiger. Kies er dus een die het grondwerk doet en houd een plek vrij voor wijnen die je zelf zoekt.

Wij zijn zelden iemands enige leverancier, en dat is prima. Geen exclusiviteit, geen contract dat je ergens aan bindt. Bestel je een half jaar niets, dan gebeurt er niets.

Zo test je een nieuwe wijnleverancier in vier weken

Een leverancier test je niet op papier maar op je eigen kaart, in vier weken. Week een: bestel zes flessen en proef ze met je team. Week twee: zet twee wijnen op de kaart. Week drie: kijk naar de omloop. Week vier: bestel opnieuw en meet hoe soepel dat gaat.

1. Week 1, proeven met je team. Bestel zes flessen van een domein en proef ze op een rustige maandag, bij je eigen gerechten. Laat iedereen die schenkt meeproeven en noteer per wijn een zin die je bij een tafel kunt uitspreken.
2. Week 2, twee wijnen op de kaart. Niet vijf. Een per glas, een als fles. Zet er de domeinnaam bij en niets meer; als de wijn goed is, vraagt de gast vanzelf door.
3. Week 3, tellen. Hoeveel glazen per dag, hoeveel flessen per week, en wat zeggen je gasten? Reken de kostprijs per glas na op de echte schenkmaat, niet op de theoretische.
4. Week 4, opnieuw bestellen. Dit is de echte test. Hoe snel is de bevestiging, klopt de voorraad, komt de levering wanneer beloofd, en wat gebeurt er als je iets vraagt?

Blijf in die vier weken van je bestaande leverancier af. Je test een partij, niet je hele inkoop. Werkt het, dan breid je in stapjes uit. Werkt het niet, dan heb je zes flessen gedronken. De bestelmechaniek zelf staat in onze uitleg over hoe bestellen bij DIRT. werkt, en wie op naam van het bedrijf afrekent leest hoe dat zakelijk loopt.