Wijn cadeau personeel: wat geef je en wat kost het

In het kort

Nu al iets uitzoeken? Bekijk alle wijnen en bestel per fles of per doos, of geef de DIRT.BOX in de uitvoering Cadeau. Gaat het om een team, meerdere adressen of een vaste leverdatum, mail dan michael@dirt.family met het aantal, de adressen en de week waarin het er moet zijn.

Wanneer je personeel wijn geeft, en waarom niet alleen in december

De beste momenten voor een wijncadeau zijn de momenten waarop niemand het verwacht: een werkjubileum, een afscheid, het einde van een project dat maandenlang te veel vroeg, een geslaagd examen of de eerste werkdag van iemand nieuw. Buiten december staat je fles niet naast vijf andere pakketten, en dat verschil merk je aan de reactie.

In december geeft half Nederland wijn weg. Dat is precies het probleem: het cadeau wordt onderdeel van een routine en zegt daardoor niets meer over de persoon. Een fles die in mei op een bureau staat omdat iemand tien jaar in dienst is, wordt onthouden. Wij zien dat terug in de bestellingen: de leukste briefjes die we bij een bestelling meekrijgen, gaan bijna nooit over kerst.

De gelegenheden waarvoor bedrijven bij ons bestellen, in volgorde van hoe vaak ze voorkomen:

Gaat het toch om december, dan hebben we daar een aparte pagina voor: het kerstpakket voor personeel behandelt de planning, de bedragen en de deadlines die in november gaan knellen. De rest van deze pagina gaat over de andere elf maanden.

Wat een wijncadeau per medewerker ongeveer kost

Voor een fles wijn die als cadeau serieus wordt genomen, zit je bij ons tussen de 12 en 30 euro. Onder de 8 euro merk je het aan de wijn, boven de 40 euro merk je vooral dat de ontvanger zich ongemakkelijk voelt. De meeste bedrijven landen op 15 tot 20 euro per persoon, exclusief verzending.

Ons assortiment loopt van 11,70 euro voor een fles tot 53,85 euro voor de zwaarste zoete wijn. De 94 wijnen die live staan hebben allemaal een prijs per fles en een prijs per Doos (6), en die doosprijs is bij ons zes keer de flesprijs. Geen dooskorting dus, en dat zeggen we liever eerlijk dan dat we een korting suggereren die er niet is. Wat je wel bespaart is verzending: vanaf twaalf flessen bij dezelfde wijnboer betaal je niets.

Een rekenvoorbeeld voor een team van twaalf mensen, allemaal een eigen fles:

De laatste rij is de valkuil. Bestel je bij drie wijnboeren, dan krijg je drie zendingen op drie momenten, met drie keer verzendkosten. Voor een cadeauactie waarbij alles tegelijk op kantoor moet liggen, kies je dus flessen van een domein. Hoe dat bestellen precies werkt staat uitgebreider op de pagina over zakelijk bestellen.

Vier flessen die het als personeelscadeau doen

Deze vier komen alle vier van Tenuta Viglione, een familiedomein op de Murgia bij Santeramo in Colle in Puglia, op ongeveer 450 meter hoogte. Hoger en koeler dan je van Zuid-Italie verwacht, en dat is te proeven: de wijnen hebben zuidelijke rijpheid met frisheid eronder. Omdat het een wijnboer is, tellen ze samen mee voor de gratis verzending vanaf twaalf flessen en komt alles in een pakket aan. Prijzen zijn de prijzen zoals ze nu live staan.

Waarom juist deze vier? Ze dekken samen elke gelegenheid uit de tabel hierboven: een bubbel voor het feestelijke moment, een wit en een rood rond de dertien euro voor de brede bedankjes, en een Riserva voor het cadeau dat er echt uit moet springen. Meer over de druif achter die laatste lees je in ons portret van Primitivo. Wie liever binnen Frankrijk blijft, vindt bij onze wijnboeren de andere domeinen op een rij.

De DIRT.BOX Cadeau: de keuze bij de ontvanger laten

De DIRT.BOX kost 70 euro voor zes flessen van een wijnboer en is er in de uitvoeringen Mijzelf en Cadeau. Je kiest daarnaast de smaakrichting: Mix, Rood, Wit, Rose of Mousserend. Voor een afscheid of een jubileum is dat vaak praktischer dan een losse fles, omdat je niet hoeft te gokken of iemand rood of wit drinkt.

Wat er in de box zit wisselt met wat de wijnboeren op dat moment hebben. Dat is bewust: we zetten zes wijnen van hetzelfde domein bij elkaar, zodat de ontvanger een maker leert kennen in plaats van zes losse etiketten. Bij de box zit uitleg over dat domein. Voor wie het ritme wil vasthouden, hebben we wijnabonnementen met de ritmes eenmalig, iedere maand en iedere vier maanden. Een weekabonnement bestaat bij ons niet.

Twijfel je tussen box en losse flessen: de box werkt beter als cadeau voor een enkele persoon, losse flessen werken beter als je een heel team tegelijk bedient. Zes boxen naar zes mensen is 420 euro; zes losse flessen van 13,95 euro is 83,70 euro. Meer over hoe die boxen zijn samengesteld staat op onze pagina over proefboxen, en de bredere cadeau-opties staan bij wijn als cadeau.

De regels: vrije ruimte en de btw-grens van 227 euro

Wijn voor je eigen personeel is loon in natura. Je brengt het onder in de vrije ruimte van de werkkostenregeling, en dan is het onbelast voor de medewerker. In 2026 is die vrije ruimte 2,00 procent van je fiscale loon tot 400.000 euro en 1,18 procent over het meerdere. Kom je erboven, dan betaalt de werkgever 80 procent eindheffing over dat deel.

Let op wat daar niet staat: de vrije ruimte is geen bedrag per medewerker. Veel cadeausites schrijven het zo op, en dat klopt niet. Het is een budget voor je hele loonsom samen, waar ook je kerstpakketten, personeelsuitjes en andere vergoedingen uit betaald worden. Bij een loonsom van 400.000 euro heb je 8.000 euro te verdelen over alles wat je dat jaar aan je mensen geeft. De uitleg van de overheid staat in het overzicht over de werkkostenregeling op rijksoverheid.nl.

Voor de btw geldt een aparte grens. Blijf je onder 227 euro exclusief btw per persoon per boekjaar aan personeelsvoorzieningen en geschenken samen, dan mag je de btw aftrekken. Ga je eroverheen, dan vervalt de aftrek voor die persoon over het geheel, niet alleen over het meerdere. Sinds 1 januari 2024 mag je een eigen bijdrage van de werknemer niet meer van dat bedrag aftrekken bij de toets. De regel staat uitgeschreven bij de Belastingdienst over het drempelbedrag.

Wij zijn wijnhandel, geen fiscalist. Bovenstaande is een samenvatting van wat de Belastingdienst en de Rijksoverheid publiceren, geen advies voor jouw situatie. Zit je in de buurt van een grens, leg het dan even voor aan je boekhouder voordat je twintig dozen bestelt.

Bestellen voor een heel team: aantallen, dozen en verzending

Bestel je voor een team, dan is twaalf flessen bij dezelfde wijnboer het getal om op te sturen. Daar vervalt de verzending, en alles komt in een pakket aan. Verzending kost anders 6 euro per wijnboer, en bij twee boeren zijn dat twee zendingen die niet op dezelfde dag hoeven aan te komen. Levertijd is 2 tot 5 werkdagen na betaling, alleen binnen Nederland.

Voor een borrel reken je anders dan voor een cadeau. Een fles van 750 ml geeft vijf glazen van 150 ml, zoals ook Wine Folly voorrekent in het overzicht van glazen per fles. Twee glazen per persoon voor een borrel van twee uur betekent dus ongeveer een fles per tweeeneenhalve gast: twintig collega's komen uit op acht flessen.

Bij grotere aantallen check we eerst bij de wijnboer of de voorraad klopt voordat je afrekent. Dat kost een mailtje en voorkomt dat je halverwege je actie hoort dat er nog acht flessen liggen. Mail michael@dirt.family met het aantal, de bezorgadressen en de week waarin het er moet zijn.

Naar kantoor of naar de huisadressen van je medewerkers

Een bestelling in de webshop gaat naar een bezorgadres. Wil je dat iedereen zijn fles thuis krijgt, dan plaats je aparte bestellingen of je mailt ons de adressenlijst. Wij zetten het dan handmatig klaar bij de wijnboer. Reken op extra tijd: elk adres is een aparte zending met eigen verzendkosten.

In de praktijk kiezen de meeste bedrijven voor levering op kantoor, ook als de flessen daarna mee naar huis gaan. Dat is goedkoper, het scheelt gedoe met mensen die niet thuis zijn, en het geeft een moment: de dozen staan er, iedereen pakt zijn fles. Alleen bij een team dat volledig op afstand werkt is thuisbezorging het overwegen waard.

Twee dingen om vooraf te regelen. Zet de bedrijfsnaam in het adresveld, anders staat er alleen een persoonsnaam op het pakket en gaat de receptie raden. En kies een leverweek waarin iemand het pakket kan aannemen; wijn is breekbaar en wil niet drie dagen in een portiek staan. Het complete bestelproces bij DIRT. staat stap voor stap uitgelegd.

Zo maak je het persoonlijk zonder in kitsch te vervallen

Een fles wordt een cadeau door wat je erbij zegt. Twee zinnen met een reden werken beter dan een cadeaustrik: waarom deze wijn, en waarom deze persoon. Dat kost twee minuten per kaartje en is het enige onderdeel dat een medewerker zich een jaar later nog herinnert.

Wat wij in de praktijk zien werken, van goedkoop naar duur:

• Een handgeschreven kaartje bij de fles. Naam van de ontvanger, de aanleiding, en waarom je die wijn koos. Geen bedrijfslogo erop.
• Uitleg over de maker meegeven. Bij elke fles hoort een familiedomein met een naam en een verhaal. Dat maakt het cadeau concreet in plaats van een prijskaartje.
• De ontvanger laten kiezen. Rood, wit of bubbels bij de borrel, of een DIRT.BOX in de smaakrichting die iemand zelf aangeeft.
• Wijn met een eigen etiket. Via het netwerk van wijnboeren kunnen we wijn met een eigen etiket laten maken, op aanvraag. Vraag naar de mogelijkheden via michael@dirt.family; de uitleg staat op de pagina over wijn met een eigen etiket.

Wat we niet aanraden: een fles verpakken in een doos vol vulmateriaal en snoep, met de wijn ergens onderin. Dan geef je een pakket, geen wijn. Als het cadeau over de wijn gaat, laat de fles dan de fles zijn.

Wat je doet als iemand geen alcohol drinkt

Dan geef je die persoon geen wijn. Wij hebben op dit moment geen alcoholvrije wijn in het assortiment, dus we kunnen je daar ook niet mee helpen. Doen alsof een fles voor iedereen werkt is precies de misser die een cadeau ongemakkelijk maakt.

Praktisch: vraag het vooraf, of geef mensen de keuze. In een team van twintig zijn er bijna altijd een paar die niet of nauwelijks drinken, om welke reden dan ook. Een lijstje rondsturen met twee of drie opties, waarvan er een geen wijn is, kost je vijf minuten en voorkomt dat iemand met een fles blijft zitten die hij netjes doorgeeft.

Werkt het cadeau voor het hele team tegelijk, bijvoorbeeld tijdens een borrel, dan is het simpeler: zorg dat er ook iets anders op tafel staat. De wijn is dan onderdeel van het moment en niet het cadeau zelf.

Vijf missers bij een wijncadeau voor personeel

De fouten die we het vaakst tegenkomen kosten geen van alle veel geld om te voorkomen, maar wel het effect van het cadeau. Ze gaan bijna nooit over de wijn zelf en bijna altijd over timing, aantallen of aannames over de ontvanger.

1. Te laat bestellen. Levertijd is 2 tot 5 werkdagen na betaling en in drukke periodes langer. Bestel je twee dagen voor de borrel, dan hangt het cadeau af van de bezorger.
2. Bij vier wijnboeren tegelijk bestellen. Vier zendingen, vier keer verzendkosten, vier aankomstmomenten. Kies flessen van een domein als alles tegelijk moet liggen.
3. De fiscale regels overschatten. De vrije ruimte is geen bedrag per medewerker. Reken met je hele loonsom en tel je andere verstrekkingen mee.
4. Iedereen dezelfde fles geven zonder te vragen. Een rode wijn is geen universeel cadeau. Geef keuze of vraag het van tevoren.
5. Geen kaartje. Een fles zonder context is een fles. Twee zinnen maken er een cadeau van.

Nog een praktische: een cadeaufles hoeft niet meteen open. Een geopende fles wit of rose houdt volgens Decanter over open wijn in de koelkast twee tot drie dagen, rood drie tot vijf dagen koel en donker. Ongeopend blijft de wijn maandenlang goed, mits hij niet naast de verwarming staat. Meer daarover in ons stuk over hoe lang open rode wijn goed blijft, en de juiste schenktemperatuur per stijl staat apart uitgelegd.